E-računovodstvo


Papirnata vojna vihra je vedno hitrejša in se povečuje vsako leto za 15%. Najbrž je cilj nas vseh da se klasičnega obravnavanja papirjev čim prej znebimo. Kaj bomo s tem dosegli:

  • zmanjšali stroške
  • sledili dokumentaciji v celotnem procesu njene obdelave
  • dosegli večjo preglednost dokumentacije
  • trajno in učinkovito arhiviranje brez gore registratorjev
  • zmanjšali napake

Razvoj informacijske tehnologije je v zadnjem desetletju dosegel neverjeten razvoj. Papirnato vojno so zamenjali skenerji in računalniki, računovodski delavci pa se spreminjalo iz klasičnih vnašalcev podatkov v sodobne analitike, ki oblikujejo ažurne informacije, ki služijo kot podlaga odgovornim za nadaljnje poslovne odločitve. Na tej poti razvoja, pa je pomembno predvsem to, da si sodobno informacijsko tehnologijo in postopke razvoja lahko sedaj privoščijo tudi mala in mikro podjetja. Odnos med računovodskim servisom in stranko, ki koristi računovodske storitve je močno posegel tudi v pogodbeni odnos obeh pogodbenih udeležencev. Opredeliti je potrebno opravila obeh pogodbenih strank, natančno določiti kalkulacijo cene, odgovornost in pristojnost obeh strank zvezi z delovanjem računalniškega programa, zaupnostjo in varovanjem podatkov. Prav tako morajo biti točno določeni postopki dostopa do baz podatkov in omejitve v zvezi z rokovanjem programa.

Zakonodaja ki ureja področje e- računovodstva

  • Zakon o elektronskem podpisu in poslovanju (ZEPEP – UPB1)
  • Zakon o davčnem postopku (Zdav P -2)
  • Zakon o DDV (Z DDV- 1)
  • Slovenski računovodski standardi (standard 21)
  • Elektronsko bančništvo

O podatkih v elektronski obliki govorimo takrat, kadar so oblikovani, shranjeni, poslani, prejeti ali izmenljivi na elektronski način.

Elektronski podpis

Elektronski podpis je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika, overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom.

Elektronska oblika podatkov

Zakon o elektronskem podpisu (ZEPEP – UP) v 13. členu pojasnjuje, da kadar Zakon ali drug predpis določa pisno obliko, se šteje, da je elektronska oblika enakovredna pisni obliki, če so podatki v elektronski obliki dosegljivi in primerni za kasnejšo obdelavo.

E-račun

Pogoji izdaje E- računov

Poslovni subjekti, ki želijo poslovati v elektronski obliki in izdajati račune v nematerializirani obliki najdejo podlago za takšen postopek v Zakonu o davku na dodano vrednost. Davčna uprava RS je pripravila kriterije, ki jih morajo davčni zavezanci izpolnjevati, da pridobijo dovoljenje za izdajanje in prejemanje elektronskih računov.

  • Torej prvi korak je, da oba poslovna subjekta pridobita od Davčne uprave RS dovoljenje za izdajanje računov v nematerializirani obliki.
  • Pogoj za pridobitev takega dovoljenja je, da oba subjekta zagotovita hrambo listin v elektronski obliki in ta mora ves čas hrambe omogočati dostop do teh dokumentov, kar je razumeti tudi v smeri, da je potrebno ves čas posodabljati računalniško tehnologijo, da je le -ta kompatibilna razvoju nove tehnologije na tem področju.
  • Oba poslovna subjekta morata zagotoviti varnost in zaščito, to je avtentičnost izdajatelja, integriteto vsebine in berljivost računov v elektronski obliki, ki je predpisana z veljavnim Zakonom o davku na dodano vrednost.
  • Oba zavezanca morata uporabljati digitalni podpis, overjen z digitalnim kvalificiranim potrdilom. V postopku morajo biti sodelujoči izdajatelj, prejemnik in banka.

Ovire oziroma težave za podjetja in tudi računovodske servise ob prehodu na e- računovodstvo.

  • reorganizacija poslovnih procesov
  • upravičenost investicije
  • zagotovitev varnosti in zaščite, ki preprečuje nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali brisanje hranjenih računalniških zapisov
  • posodabljanje opreme, ki bo izpolnjevala vse predpisane zahteve in zagotavljala kontinuiteto uporabe in ohranjanja računalniške opreme in sredstev, ki so bila uporabljena za elektronsko shranjevanje in podpisovanje računov.
  • potrebna denarna sredstva in kader , ki se bo spoprijel z digitalizacijo dokumentov

Kako se lotiti e - računovodstva?

Vsako podjetje mora pri svojem poslovanju ugotoviti kakšne težave ima pri upravljanju dokumentacije in koliko časa potrebuje za proces ureditve, koliko prostora potrebuje za hranjenje , kakšne ima stroške papirnega upravljana. Mora tudi ugotoviti s katerimi , v začetku preprostimi dokumenti, bi lahko najprej pričel digitalizacijo. Procesa se moramo lotiti počasi , določiti prednostne potrebe in natančno zapisati postopke digitalizacije. Digitalizacija dokumentacije bo postala za podjetja korak s časom in se ji najbrž ne bo možno izogniti. Prihranila nam bo čas, povečala sledljivost, zmanjšala stroške razmnoževanja, stroške dela, pri delu bo naša učinkovitost večja.

Podjetja, ki poslujejo z minimalnim številom zaposlenih, bodo najbrž prisiljena najeti zunanje sodelavce (»outsourcing«), ti bodo delo opravili hitrejše od zaposlenih, saj bodo postopke že dobro poznali in jih tudi hitreje opravili.

Ko govorimo o delovnem procesu v zunanjem računovodstvu – računovodskem servisu, je potrebno poudariti, da se postopki samodejnega prenosa podatkov iz dokumenta v sistem računovodskega servisa bistveno skrajšajo in delujejo v prid obeh strank, tako časovno, kot tudi stroškovno in cenovno.

Slovenija je mlada država z razvijajočem se podjetništvom in velikim številom mikro poslovnih subjektov, kateri se poslužujejo zunanjih računovodskih storitev, zato bodo najbrž računovodski servisi prisiljeni prevzeti procese digitalizacije računov svojih strank. Sodelujoče stranke v postopku digitalizacije bodo od izdajatelja pooblaščeni računovodski servis, prejemnik in banka. Posamezno mikro podjetje bo najbrž težko izpolnjevalo pogoje, ki so zakonsko postavljeni o varnosti, zaščiti, hranjenju in morebitnem poznejšem dostopu podatkov.

Obdelovanje informacij lahko poteka v dveh smereh

Off – line povezave

Povezava off – line ne omogoča direktne povezave med podjetjem in računovodskim servisom. Računovodski servis ima svojo podatkovno bazo in podjetje- podjetnik svojo. Za delovanje je potrebna sinhronizacija obeh. Prenos podatkov deluje na principu izvoza podatkov od podjetja do računovodskega servisa.

    Prednosti:
  • ne potrebujemo visoko zmogljivost opreme
  • enostavno in poceni delovanje
    Slabosti:
  • neažurnost podatkov
  • podatkov ni mogoče brisati ali popravljati

On – line povezave

Povezava on – line omogoča podjetju in računovodskemu servisu delovanje na isti bazi podatkov, oba tudi s to bazo upravljata in zasledujeta iste podatke. Vendar je za ta postopek sodelovanja potrebna zmogljivejša podatkovna baza, pri podjetju je potrebno vzpostaviti rešitev računalniškega omrežja.

    Prednosti:
  • ažurnost podatkov
  • možnost vseh sprememb
    Slabosti:
  • dražja in zmogljivejša oprema

Slabost obeh je, da slonita še vedno na papirni dokumentaciji, prihodnost razvoja računovodstva je nedvoumno v brezpapirnem elektronskem računovodstvu, ki sloni na elektronski izmenjavi podatkov, ki so elektronsko podpisani in časovno žigosani. To nam omogočajo sodobni in tehnološko dovršeni skenerji, ki popolnoma odpravljajo papirnato dokumentacijo in omogočajo hitre in ažurne vpoglede v dokumentacijo.

Na vrh
© 2011 - 2018 Gazeta d.o.o., vse pravice pridržane.    Pravna varnost.    Uporaba piškotkov.